In SharePoint gibt es beim Teilen von Inhalten 4 Optionen für die Freigabe.
- Jeder mit dem Link (externe Personen inklusive)
- Alle Personen im Unternehmen mit dem Link
- Personen mit (bestehendem) Zugriff
- Bestimmte Personen
Bisher können im SharePoint AdminCenter 3 der Optionen als Standard gesetzt werden, Personen mit (bestehendem) Zugriff ist davon ausgenommen.
Die Standardfreigabe wirkt sich aus welche Option beim Teilen von Inhalten als erstes gewählt ist.
Standardfreigabe 
Benutzerdefinierte Freigabe
Ein Benutzer kann die Freigabe jederzeit anpassen, muss dafür die Freigabeoption aber öffnen. Das kann jemand vergessen.
Die Standardfreigabe wird auch verwendet, wenn jemand im Menü auf “Link kopieren” klickt. Die Freigabe anzupassen übersehen manche Benutzer und ein Inhalt ist schnell mit einer grossen Anzahl an Personen im Unternehmen geteilt. Eine alternative Methode um den Link für eine Datei zu kopieren ist hier beschrieben.
Seit Ende März 2020 lässt Microsoft auch die 4 Freigabeoption “Personen mit (bestehendem) Zugriff” als Standard setzen.
Dazu gibt es folgende Punkte zu beachten:
- Die Option steht derzeit nur via Powershell zur Verfügung, im Admin Center UI folgt es später (kein Zeitpunkt definiert).
- Ihr müsst die aktuellste Version von SharePoint PowerShell verwenden.
- Ihr könnt die Berechtigung beim Teilen weiterhin anpassen. Es passt dadurch nur den Standardwert für die Freigabe an.
In den Properties der SharePoint Site gibt es das neue Property DefaultLinkToExistingAccess. Im Normalfall ist der Wert False. Über Set-SPOSite kannst du den Wert auf True setzen und aktivierst damit die 4. Freigabeoption. Set-SPOSite -Identity $Site -DefaultLinkToExistingAccess:$true
Im Moment lässt sich dieses Property nicht im Tenant anpassen. Bei Bedarf muss es pro Site aktiviert werden.
Weitere Informationen hier: https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/change-default-sharing-link
