SharePoint ermöglicht es nun beim Verschieben von geteilten Dateien die Informationen mit wem die Datei geteilt war zu behalten, und informiert die zuvor berechtigten Personen über den neuen Speicherort.
Anwender teilen Dateien an weitere Mitarbeitende und merken mit der Zeit die Datei ist am falschen Ort gespeichert. Wir müssen es verschieben. Bisher wurde die Datei auf eine neue Site verschoben und Informationen wer zuvor Zugriff hatte waren weg. Vielen Personen war die Einschränkung nicht bewusst.
- Wird eine geteilte Datei zwischen zwei SharePoint Sites verschoben übernimmt es die Informationen an wen es geteilt ist nicht.
Es betrifft diese Art von Verschiebung:
– Dateien von OneDrive > SharePoint Site
– Dateien von SharePoint Site > OneDrive
– Dateien von SharePoint Site > SharePoint Site
Die Information wird nur übernommen sofern Dateien in der aktuellen Site verschoben werden, beispielweise in einen anderen Ordner oder Dokumentenbibliothek. - Durch die Verschiebung wird der bestehende Link zur Datei ungültig. Personen, mit denen die Datei geteilt war, sehen dadurch einen toten Link. Wird eine Datei innerhalb der Site verschoben bleibt der Link gültig.
Da bereits berechtigte Personen teils nicht über den neuen Speicherort informiert werden, oder vergessen wurde sie erneut zu berechtigen sind diese überrascht wo die Datei ist?
Neu bietet SharePoint eine Option beim Verschieben von geteilten Dateien auszuwählen alle Personen mit Zugriff zu übernehmen.
- Im Browser wählst du wie üblich eine Datei um es zu verschieben.
- Danach den neuen Speicherort über die Navigation. Handelt es sich beim Inhalt um eine bereits geteilte Datei UND der gewählte Speicherort ist ausserhalb der aktuellen SharePoint Site wirst du die neue Option “Weiterhin mit denselben Personen teilen” aktivieren können. Sonst ist die Option nicht vorhanden.
- Aktivierst du die Option wird SharePoint die Datei an den neuen Ort verschieben, den bereits berechtigten Personen die Berechtigungen wieder einrichten und ihnen eine Mail senden die Datei wurde an einen neuen Ort verschoben. Die Mail soll berechtigte Personen über die Änderung informieren und ihnen den neuen Speicherort und Link mitteilen.
