Microsoft hat Scheduler für Microsoft 365 vorgestellt. Scheduler ist ein kostenpflichtiges Add-on für Exchange Online und kann über Cortana bei Meetings zwischen 5 Personen automatisiert einen passenden Zeitslot finden und das Meeting für die Teilnehmer planen.
Scheduler für Microsoft 365 ist eine Mailbox die mit Unterstützung durch Cortana als Scheduler Assistant eingesetzt wird. Möchte eine interne Person ein Meeting mit bis zu 5 Teilnehmer planen schreibt die Person an Scheduler und den betroffenen Personen eine Mail mit dem Wunsch wann ein Meeting in welcher Länge stattfinden sollte. Scheduler wird unter den Teilnehmern versuchen einen Termin zu finden und plant, verschiebt oder storniert diesen selbstständig.
Scheduler for Microsoft 365 enables Cortana to find a time that works best for everyone, send out invites, reschedule meetings, find focus time, schedule across time zones, and add online meetings. Ask Cortana to schedule your meetings via email from any device, at any time. Cortana will find the best time to meet with all attendees inside or outside your company.
Scheduler:
- Communicates with the meeting organizer and attendees by email in natural language.
- Finds a time to meet when everyone is available.
- Coordinates between external attendees based on the organizer’s availability.
- Keeps the meeting organizer informed on scheduling progress and asks the organizer for guidance when needed.
- Negotiates times to meet across up to two different time zones.
- Sends the invitation to the meeting from the organizer.
- Adds a Teams link to every meeting.
- Reschedules or cancels meetings booked by Cortana.
- Works from any device with access to email.
Lizenzanforderungen:
Scheduler ist ein kostenpflichtiges Add-on für Exchange Online und benötigt in Summe zwei Lizenzen.
- Microsoft 365/Office 365 E1, A1, E3, A3, E5, A5, Business Essentials / Basic / Standard / Premium, Exchange Online Plan 1 oder Plan 2
- Scheduler for Microsoft 365 Lizenz Add-on
Konfiguration:
Sind die Lizenzen vorhanden wird eine Mailbox als Scheduler Assistent konfiguriert, siehe Scheduler Setup Hilfe. Jeder Account der von Scheduler profitieren möchte benötigt ausserdem die Scheduler Lizenz.
Verwendung:
Möchte eine lizenzierte Person einen passenden Zeitpunkt für ein Meeting mit internen und externe Personen finden schreibt sie an Scheduler und die betroffenen Personen in natürlicher Sprache eine Mail, zum Beispiel “Schedule a 30-minute meeting next week.” Cortana wird den Text auswerten, unter den Empfängern der Mail die Kalender prüfen, einen Termin suchen, den Teilnehmern vorschlagen und planen, und bei Bedarf später wieder stornieren. Sind externe Personen involviert wird Cortana per Mail mit der Person kommunizieren. Details in der Hilfe über die Anwendung von Scheduler.
Weitere Informationen:
Microsoft hat in der Hilfe Informationen und mehrere Anleitungen für Administratoren und Anwender veröffentlicht.
