Werden Daten in SharePoint Online und OneDrive for Business an Gäste geteilt kann es nun global definiert werden wie lange der Zugriff gültig ist.
Im SharePoint Admin Center gibt es in den Sharing Policies eine weitere Konfiguration wie lange ein Zugriff auf geteilte Daten für Gäste maximal gültig ist.
- Standardmässig ist die Konfiguration deaktiviert und externe Zugriffe sind unbeschränkt gültig.
- Administratoren können es aktivieren und die zeitliche Frist auf 30 bis 730 Tage setzen. Es gilt für SharePoint Sites, einzelne Daten in den Sites und Daten in OneDrive.
- Es gilt nur für Daten die ab dem Aktivierungszeitpunkt neu mit einem Gast geteilt werden. Bereits geteilte Daten sind weiterhin unbeschränkt gültig. Als Gast gilt jede Person bei der ein Vermerk sichtbar ist die Person befindet sich ausserhalb der Organisation.
- Die zeitliche Limitierung betrifft SharePoint Sites oder Daten die direkt mit dem Gast geteilt sind. Hat ein Gast über ein Team oder eine Microsoft 365 Gruppe Zugriff auf die Daten ist die Person von der Limitierung nicht betroffen.
- Die zeitliche Frist gilt pro Inhalt oder SharePoint Site und ist dadurch von Inhalt zu Inhalt unterschiedlich.
- Läuft ein geteilter Inhalt innerhalb der nächsten 3 Wochen ab werden die Besitzer einmal pro Woche via Email informiert. Ausserdem wird es mit einer Information auf der SharePoint Site signalisiert.
- Sind geteilte Daten abgelaufen können diese unendlich oft erneut mit dem Gast geteilt werden.
Wurde die Konfiguration im SharePoint Admin Center aktiviert fügt SharePoint in den Berechtigungen der Site einen Abschnitt für Gastzugriffe hinzu.
Hier ist es sichtbar welche Gäste bis wann Zugriff auf einen Inhalt der Site haben. Welchen Inhalt es betrifft ist bisher nicht sichtbar. Der Zugriff kann an der Stelle verlängert oder entfernt werden. Hier ist zu beachten, wird der Zugriff an dieser Stelle entfernt verliert der Gast den Zugriff auf alle geteilten Daten in der Site. Betrifft es nur eine Datei muss der Widerruf des Zugriffs über die betroffene Datei erfolgen.
Wer es nachlesen möchte kann die Informationen in der Hilfe finden.
