Jeder Planner Task kann mit Kommentaren ergänzt werden. Solche Kommentare können heute noch vorhanden sein, morgen nicht mehr. Die Ursache ist an welchem Ort Planner die Kommentare speichert und abruft.
In einem beliebigen Planner Task erfasse ich 3 Kommentare.
Für alle 3 Kommentare versendet Planner eine Mail an die Mailbox der Gruppe. Die Mails werden pro Task zu einer Konversation zusammengefasst.
Zur Erinnerung für die Mailbox einer Gruppe:
- Wird eine Microsoft 365 Gruppe erstellt (zb über SharePoint Online bei der Erstellung einer Teamsite) wird die Mailbox standardmässig in Outlook unter Gruppen und im Outlook Adressbuch gelistet.
- Wird über Microsoft Teams ein neues Team erstellt legt es im Hintergrund ebenfalls eine Microsoft 365 Gruppe an. Diese Gruppen sind in Outlook und im Outlook Adressbuch standardmässig ausgeblendet.
- Bei Bedarf lassen sich über Microsoft Graph oder PowerShell die Gruppen in Outlook ein- und ausblenden.
Wird die Gruppe in Outlook angezeigt können Mitglieder der Gruppe auf die Inhalte der Mailbox zugreifen und sehen dort die Task Konversationen aus Planner.
Kommt ein Mitglied auf die Idee in der Mailbox aufzuräumen ist es eine schlechte Idee. Wie mir Kollegen und Leser mitteilten ruft ein Planner Task seine Kommentare über die Task Konversationen aus der Mailbox der Gruppe ab. Löscht ein Mitglied in der Mailbox solche Konversationen, oder eine einzelne Mail aus der Konversation, bedeutet es ein Kommentar oder alle Kommentare im Planner Task sind zeitgleich gelöscht. Dadurch kann es vorkommen die Kommentare sind heute vorhanden und morgen verschwunden.
Hintergrund
Da es eine seltsame Art ist Kommentare abzuspeichern fragte ich mich wie Planner die Kommentare aus der Mailbox abruft? Über die offiziellen Graph APIs gibt es im Moment keine API um Kommentare für Planner Tasks abzufragen. Trackt man wie ein Planner Task Kommentare abruft wird die Url ausgegeben.
https://tasks.office.com/[TenantUrl]/GraphApiV1/GetConversationThreadPostsAsync?groupId=[M365GroupID]&conversationThreadId=[ConversationThreadId]Spannend ist bei der Url der Parameter für conversationThreadId. Jeder Planner Task inkludiert das Property conversationThreadId. Microsoft beschreibt das Property.
Thread ID of the conversation on the task. This is the ID of the conversation thread object created in the group.
Wurde noch kein Kommentar erstellt ist der Wert null. Wird ein erster Kommentar erstellt erfasst das System die Thread ID aus der Mailbox. Über Graph Explorer fragte ich Tasks mit und ohne Kommentar ab. Bei solchen mit Kommentar ist die Thread ID hinterlegt.
Mögliche Wiederherstellung?
Stellt sich abschliessend die Frage können gelöschte Kommentarkonversationen wiederhergestellt werden? Hier ist es abhängig von wo aus die Konversation gelöscht wurde.
- Gelöscht im Outlook Desktop Client
Gelöschte Konversationen verschiebt es in die gelöschten Elemente der Gruppenmailbox.
- Öffne Outlook im Web.
- Eine Einbindung der Gruppenmailbox ist erforderlich. Es ist keine Shared Mailbox. Du musst die Gruppe als Ordner einbinden. In Outlook im Web einen Rechtsklick auf Ordner um einen geteilten Ordner einzubinden.
- Gib die gewünschte Gruppe ein.
- Die Gruppe öffnet sich als Ordner. Während 30 Tagen findest du in den gelöschten Elementen die Planner Konversationen.
- Per Drag & Drop ziehst du die Mails wieder in die Inbox der Gruppenmailbox.
- Für gelöschte Elemente solltest du folgende Punkte beachten.
- In den gelöschten Elementen ist es keine Konversation. Jedes Kommentar ist eine Mail.
- Waren im Task mehrere Kommentare hinterlegt muss jede wiederhergestellte Mail mit der Thread ID übereinstimmen. Vergisst du eine Mail stört es den Planner Task nicht. Die nicht wiederhergestellten Mails fehlen einfach in den Kommentaren.
- Sobald die Mails in der Inbox sind wird der Planner Task sofort wieder Kommentare anzeigen. Falls nicht stimmen die wiederhergestellten Mails nicht mit der Thread ID überein.
- Gelöscht in Outlook im Web
Gelöschte Konversationen verschiebt es in die gelöschten Elemente von dem Mitglied das die Konversation gelöscht hat. Wie in Schritt 5 können die Mails von dort via Drag & Drop wieder in die Inbox der Gruppenmailbox verschoben werden.
- Outlook Mobile App
In der Outlook App ist es nicht möglich Konversationen aus einer Gruppenmailbox zu löschen.
