Neue Teams Meeting Aufnahmen in OneDrive und SharePoint werden bald nach 60 Tagen gelöscht. Microsoft hat über die Aktivierung von Auto-Expiration informiert. Administratoren können sich vorbereiten.
Als Microsoft im September 2020 “The new Stream” vorstellte wurde auf einer Folie vermerkt neue Aufnahmen in OneDrive und SharePoint soll es zukünftig standardmässig nach 60 Tagen löschen. Laut einer Analyse werden Aufnahmen älter als 60 Tage in den meisten Fällen nicht mehr angesehen. Bisher wurde über die Funktion nur informiert, aber es war nicht vorhanden. Jetzt gibt es die Information die Funktion “Teams Meeting Recordings Auto-Expiration” wird zwischen September und Ende November eingeführt.
Wissenswerte Punkte zur Vorbereitung:
- Das neue Limit gilt für alle Aufnahmen ab dem Zeitpunkt der Aktivierung. Bestehende Aufnahmen betrifft es nicht.
- Auto-Expiration gilt nur für Aufnahmen die über Teams Meeting erfolgen und nur solche Aufnahme die in OneDrive oder SharePoint abgelegt sind.
- Das 60 Tage Limit kann bereits heute über PowerShell angepasst werden. In den nächsten Monaten auch im Teams Admin Center. Das Property MeetingRecordingExpirationDays ist bereits in jeder Meeting Policy vorhanden.
- Mit Set-CsTeamsMeetingPolicy lässt es sich pro Policy anpassen. Werte zwischen 1 und 99.999 Tagen sind gültig. Ein Wert -1 bedeutet bei PowerShell Videos sollen nie ablaufen.
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity [PolicyName] -NewMeetingRecordingExpirationDays 60- Nachdem eine Aufnahme gespeichert wurde können berechtigte Personen mit Schreibrechten die Frist in OneDrive oder SharePoint manuell anpassen oder aufheben.
- Wird ein Video nach den 60 Tagen gelöscht sendet es dem Besitzer per Email eine Nachricht und das Video wird in den Papierkorb von OneDrive/SharePoint verschoben. Dort könnte es noch über die üblichen 93 Tage wiederhergestellt werden.
- Die jetzt angekündigte Auto-Expiration übersteuert keine bestehende Retention oder Compliance Policy. Wurde eine Compliance Policy definiert ist diese höher gewichtet als eine Auto-Expiration.
- Für Benutzer mit einer A1 Lizenz gilt eine allgemeine Frist von 30 Tagen die nicht anpassbar ist.
- Microsoft hat div. FAQs zur Information veröffentlicht.
Update vom 19. August 2021:
Microsoft hat informiert der Parameter MeetingRecordingExpirationDays kann im Moment noch nicht angepasst werden. Es soll bis 1. September möglich sein.
Update vom 7. Oktober 2021:
Der Rollout wurde auf den Zeitraum November bis Ende Januar 2022 verschoben.
Update vom 21. Oktober 2021:
Der Rollout wurde auf den Zeitraum von Januar bis Ende Februar 2022 verschoben.
Update vom 9. November 2021:
Microsoft hat das Attribut zur Konfiguration der Tage von MeetingRecordingExpirationDays auf NewMeetingRecordingExpirationDays geändert. Ausserdem ist die Konfiguration mittlerweile auch direkt im Teams Admin Center über eine Meeting Policy anpassbar.
