Wird ein neuer Microsoft Bookings Kalender erstellt legt Microsoft im Tenant ein neues Benutzerkonto und eine Mailbox für den Kalender an. Ich sah mir die Unterschiede zwischen einem Bookings Kalender und einer Exchange Room Mailbox etwas an.
Kennt jemand Microsoft Bookings bisher nicht verweise ich auf eine kurze Einführung über den Dienst. Allgemein angemerkt, ob der Microsoft Bookings Dienst über https://outlook.office.com/bookings für Mitarbeitende zur Verfügung steht kann von Administratoren über 3 Arten beeinflusst werden.
- Im Tenant für alle Konten aktivieren/deaktivieren
Im M365 Admin Center > Settings > Org Settings > Services > Bookings wird der Dienst aktiviert oder deaktiviert.
In Entwicklertenants steht diese Option im Admin Center teils nicht zur Verfügung, über PowerShell lässt es sich trotzdem aktivieren oder deaktivieren. Standardmässig ist es immer aktiviert.
Connect-ExchangeOnline
Set-OrganizationConfig -BookingsEnabled $false- Microsoft Bookings pro Konto aktivieren/deaktivieren
Microsoft Bookings ist in den Lizenzen Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium, E3, E5, F1, F3, A3 und A5 inkludiert, und wird über die Lizenz für ein Benutzerkonto aktiviert oder deaktiviert. Bookings ist ausserdem für nicht lizenzierte Personen verfügbar sofern das Benutzerkonto von einer andere Person als Administrator oder Leser zu einem bestehenden Bookings Kalender hinzugefügt wird. - Über eine Exchange OWA Policy beeinflussen wer neue Bookings Kalender anlegen darf
In einer Exchange OWA Policy lässt es sich beeinflussen wer einen Bookings Kalender erstellen darf. Standardmässig ist das Property BookingsMailboxCreationEnabled aktiviert.
Ist Microsoft Bookings aktiviert und plant eine Person einen Kalender einzusetzen gibt es die Möglichkeiten für einen Microsoft Bookings Kalender oder (durch einen Administrator) die Erstellung einer Exchange Room Mailbox. Beide Kalender sind für unterschiedliche Einsatzzwecke bzw. eine Exchange Room Mailbox historisch bekannt.
Wird ein Bookings Kalender von einer lizenzierten Person erstellt kann es später in bestimmten Situationen für Mitarbeitende zur Verwirrung mit einer Exchange Room Mailbox führen. Der Grund ist wie Bookings seinen Kalender im Tenant erstellt.
- Ein Microsoft Bookings Kalender kann denselben Namen wie eine Exchange Room Mailbox nutzen. Jeder Bookings Kalender inkludiert eine Mailadresse. Gibt es die Mailadresse bereits fügt Bookings eine fortlaufende Nummer an die Mailadresse. Der Displayname kann gegenüber einer Exchange Room Mailbox identisch sein.
- Beide Elemente werden im Outlook Adressbuch aufgeführt. Dadurch sind im ungünstigen Fall zwei identische Namen abgebildet. In meinem Beispiel erstellte ich eine Room Mailbox Pluto und einen Bookings Kalender Pluto. Achtet jemand nicht auf das Symbol kann die Zuordnung kompliziert sein.
- Der Grund bei diesen Doppeleinträgen ist für jeden Bookings Kalender erstellt Microsoft ein nicht lizenziertes Benutzerkonto. Im M365 Admin Center sind die beiden Konten aufgeführt. Ausser dem Benutzernamen sind an den beiden Einträgen keine grossen Unterschiede erkennbar.
- Weiters erhalten beide Konten eine Exchange Mailbox.
- Werden die Properties der beiden Exchange User miteinander verglichen sind die Unterschiede sichtbar. Es betrifft zwei Properties.
| Property | Pluto (Room Mailbox) | Pluto_3fca3cbcfd (Microsoft Bookings Kalender) |
|---|---|---|
| AccountDisabled | False | True |
| RecipientTypeDetails | RoomMailbox | SchedulingMailbox |
- Bei der Mailbox sind es grob zusammengefasst mehrere Properties.
| Property | Pluto (Room Mailbox) | Pluto_3fca3cbcfd (Microsoft Bookings Kalender) |
|---|---|---|
| UseDatabaseRetentionDefaults | False | True |
| SingleItemRecoveryEnabled | True | False |
| RecipientLimits | 500 | Unlimited |
| IsResource | True | False |
| IsShared | False | True |
| ResourceType | Room | <null> |
| AccountDisabled | False | True |
| RecipientTypeDetails | RoomMailbox | SchedulingMailbox |
In Foren ist öfter zu lesen um was sich beim Typ SchedulingMailbox handelt? Es ist die Mailbox eines Bookings Kalenders. Nur solche Kalender setzen aktuell den Typ SchedulingMailbox ein.
Da der Bookings Kalender ein Benutzerkonto ist könnte jemand auf die Idee kommen ich konvertiere das Konto in eine Room Resource. Wird nicht möglich sein.
Eine SchedulingMailbox wird bisher in keiner Konvertierung unterstützt.
- User mailbox to resource (room or equipment) mailbox
- Shared mailbox to user mailbox
- Shared mailbox to resource mailbox
- Resource mailbox to user mailbox
- Resource mailbox to shared mailbox
Nächster Gedanke, ich binde das Benutzerkonto des Bookings Kalenders in die Outlook Kalender ein. Das funktioniert, es zeigt in dem Kalender jeden Eintrag aus Bookings als Termin an. In jedem Eintrag ist jedoch vermerkt der Eintrag darf in Outlook nicht angepasst werden.
Da der Bookings Kalender eine Mailbox hat könnte die oben beschriebene Situation mit dem Adressbuch damit gelöst werden den Bookings Kalender im Adressbuch auszublenden. So könnten Mitarbeitende zumindest nicht versehentlich den falschen Eintrag buchen.
Set-Mailbox -Identity "Pluto_3fca3cbcfd" -HiddenFromAddressListsEnabled $trueIst ein Bookings Kalender nicht mehr erforderlich kann ihn nur ein Administrator löschen. Das Benutzerkonto des Kalenders muss in Azure AD gelöscht werden. Je nach Caching wird es einige Zeit dauern bis die Einträge im Web aus Bookings entfernt sind.
Viele Konfiguration in Microsoft Bookings sind zudem über Microsoft Graph APIs konfigurierbar. Alle APIs sind im Moment noch im Beta Channel.
