Für in SharePoint und OneDrive gespeicherte Dokumente, die über Sensitivity Labels verschlüsselt/geschützt sind, unterstützen die mobilen Apps von Word, Excel und PowerPoint bald die Zusammenarbeit mit anderen Personen.
Über Sensitivity Labels können Dokumente in SharePoint und OneDrive geschützt gespeichert werden. Geschützte Dokumente sind besser gegen ungewollten Abfluss aus der Organisation gesichert, da es beim Öffnen des Dokuments prüft ob die Person mit dem Konto weiterhin berechtigt ist das Dokument zu öffnen.
Kennt jemand noch die Vergangenheit war die Zusammenarbeit mit anderen Personen (Co-authoring) bei geschützten Dokumenten schwierig bis sehr umständlich. Seit Mai 2020 hat Microsoft laufend Verbesserungen für die Zusammenarbeit an geschützten Dokumenten implementiert.
- Seit Mai 2020 können geschützte Dokumente in Office im Web gemeinsam bearbeitet werden.
- Seit September 2021 unterstützen aktuelle Versionen der Office Client Apps für Windows und Mac die Zusammenarbeit bei geschützten Dokumenten.
- In mobilen Office Apps für iOS und Android fehlt die Unterstützung zur Zusammenarbeit.
Die mobilen Apps unterstützen generell geschützte Dokumente, jedoch keine gleichzeitige Zusammenarbeit mit anderen Personen. Wird heute ein geschütztes Dokument in einer mobilen App geöffnet, und bearbeitet es eine andere Person, weist die App daraufhin das Dokument sei von einer anderen Person in Bearbeitung.
Für die Zusammenarbeit mit mobilen Apps hat Microsoft Ende Februar eine Public Preview freigegeben. Für die Teilnahme sollte eine Organisation 3 Voraussetzungen erfüllen:
- Im M365 Compliance Center > Settings > Co-authoring for files with sensitivity labels hat ein Administrator die Hinweise gelesen und die globale Konfiguration für den Tenant aktiviert. In der Hilfe findest du weitere Informationen.
- Die Organisation muss sich für die Aktivierung der Preview registrieren. Microsoft stellt ein Anmeldeformular bereit. Die 4 Arbeitstage Bearbeitungszeit laut Formular sind etwas sportlich. Bei mir dauerte es rund 10 Arbeitstage.
- Mitarbeitende nutzen auf ihren iOS und Android Smartphones aktuelle Apps von Word, Excel und PowerPoint. Die Office App wird bisher nicht unterstützt.
Wurde die Aktivierung durchgeführt schreibt Microsoft eine Email zur Information.
Bei mir kam die Email heute an und ich probierte die Zusammenarbeit erneut aus. Im Vergleich zu vor zwei Wochen zeigt es mir keine Information meine Kollegin bearbeitet die Datei. Wie bei einer Zusammenarbeit üblich sind nun farbliche Markierungen sichtbar wer wo in Excel etwas bearbeitet. In der Liste wer die Datei noch bearbeitet zeigt es meine Kollegin. Ähnlich verhält es sich in Word und PowerPoint.
Generell funktioniert die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten auf mobilen Geräten mit verschlüsselten Dokumenten jetzt so wie es im Web und den Office Client Apps bekannt ist. Es handelt sich trotzdem noch um eine Preview. Einzelne Anpassungen an Einstellungen bringen einen Konflikt oder ich solle das Dokument noch einmal speichern. So war es mir nicht möglich ein verschlüsseltes Sensitivity Label zu aktualisieren, während eine andere Person die Datei noch offen hatte.
Update vom 15. August 2022:
Die Zusammenarbeit an verschlüsselten Dokumenten mit iOS und Android verlässt bis Ende September die Preview (General Availability). Neben der Erstkonfiguration aus Schritt 1 müssen die Apps Office Mobile, Word, Excel oder PowerPoint bei iOS und Android auf einem aktuellen Stand sein.
- iOS ab Version 16.0.14931
- Android ab Version 2.58.207
