Visio Testlizenz mit Geschäftskonto bestellen

Hat es eine Organisation nicht deaktiviert können Mitarbeitende seit Mitte Februar Testlizenzen für Visio/Project Plan 1 und 2 bestellen. Ich probierte es mit Visio aus.

Im Dezember 2021 informierte Microsoft ab Mitte Februar können Mitarbeitende selbstständig Testlizenzen für Visio Plan 1 und 2 bzw. Project Plan 1 und 2 bestellen (Self-service Purchasing).

• Mitarbeitende bestellen die Lizenz über das Geschäftskonto auf ihren Namen mit persönlicher Kreditkarte.
• Die Lizenz wird im Tenant der Organisation aktiviert und dem Mitarbeiterkonto zugewiesen. Die Lizenz ist für das Konto reserviert.
• Die Lizenz ist in den ersten 30 Tagen kostenlos, kann noch einmal um 30 Tage kostenlos verlängert werden, und verlängert sich danach mit monatlicher Abrechnung auf die persönliche Kreditkarte.
• Ein Billing Admin kann nachträglich die Kontrolle über Lizenz übernehmen, oder die Lizenz stornieren.

Organisationen hatten bis Mitte Februar Zeit es vorab zu deaktivieren. Standardmässig hat Microsoft die Möglichkeit aktiviert.
Für ein Beispiel möchte mein Kollege Paul einen der Visio Pläne ausprobieren und versucht die Aktivierung einer Testlizenz. Es ist ein Beispiel für Visio. Bei den restlichen Self-service Lizenzen ist es ein ähnlicher Vorgang.

1. Öffne im Browser den Vergleich von Visio Plan 1 und 2.
2. Hier gibt es die Möglichkeit Visio Plan 1 oder 2 direkt zu kaufen, oder eine Testlizenz für 30 Tage zu aktivieren.

3. Paul klickt bei Visio Plan 2 auf testen, muss sich anmelden und Angaben aus welchem Land er kommt ergänzen.
4. Hat ein Administrator per Policy untersagt Lizenzen auf private Kosten zu erwerben (siehe Anleitung) ist es an der Stelle vorbei. Paul wird informiert er könne einem Administrator eine Nachricht senden, warum er die Lizenz bestellen möchte.

5. Paul geht zurück und versucht es mit Visio Plan 1. Visio Plan 1 deaktivierte ich zur Simulation nicht.
6. Paul sieht eine Zusammenfassung wie viel die Lizenz nach den ersten 30 Tagen monatlich kosten wird und muss für die Abrechnung Zahlungsdaten angeben.

7. Paul hinterlegt seine persönliche Kreditkarte und Adresse, sieht noch einmal eine Zusammenfassung ab welchem Zeitpunkt die kostenpflichtige Abbuchung startet und kann die Testversion aktivieren.

8. Für die abschliessenden Schritte benötigt das System eine Minute. Das System aktiviert im Tenant die Lizenz für Visio Plan 1, weist die Lizenz dem Konto von Paul zu und sendet Paul eine Email/Rechnung mit weiteren Informationen wie er die Lizenz stornieren oder die Zahlungsangaben aktualisieren kann. Für Paul ist Visio Plan 1 ab dem Zeitpunkt bereit.

9. Paul kann seine persönlich bestellten Lizenzen in der Lizenzübersicht des Tenants abrufen. In der Übersicht zeigt es ihm nur seine Lizenzen. Die restlichen Lizenzen der Organisation sieht Paul nicht.

10. An der Stelle ist es Paul möglich seinen Test um weitere 30 Tage zu verlängern und er kann die Lizenz stornieren oder Zahlungsangaben aktualisieren.

Über die Bestellung von Paul erhalten Administratoren des Tenants keine Information. Ähnlich zu Paul seiner Ansicht wird die Lizenz von Visio Plan 1 für Administratoren in der Lizenzübersicht des Tenants aufgeführt. Self-service Lizenzen sind jedoch nicht in der normalen Lizenzzuweisung inkludiert.

Administratoren erkennen über Self-service Purchasing bestellte Lizenzen auf mehrere Arten.

• In der Lizenzübersicht zeigt die Spalte “Account type” über welche Art die Lizenz bestellt wurde. Die Spalte ist standardmässig ausgeblendet.
  • Organizational bedeutet die Lizenz wurde normal von der Organisation bestellt. Self-service signalisiert die Lizenz wurde auf private Kosten erworben.
  • Gibt es für die Lizenz eine Mischung zwischen Organizational und Self-service sind beide Positionen getrennt aufgeführt.
  • Bestellten mehrere Mitarbeitende dieselbe Lizenz über Self-service wird es in der Lizenz pro Konto erfasst.

• Wird die Lizenz geöffnet über das Billing Profile und den Subscription Status.

• Billing Profile legt das System für die Zahlungsdaten von Paul an. Einsicht in die persönlichen Zahlungsdaten erhalten Administratoren nur begrenzt.
• Billing Administratoren können mit dem Subscription Status eine Self-service Lizenz übernehmen. Die Übernahme einer Lizenz ist nur bei Self-service möglich.
  
  Für die Übernahme sind zwei Optionen möglich.
  1. Die privat erworbenen Lizenzen mit internen Lizenzen ersetzen und die Self-service Lizenz stornieren. Möchte eine Organisation über Self-service erworbene Lizenzen übernehmen muss die Menge an gleichwertigen, internen Lizenzen verfügbar sein.
  2. Die privat erworbene Lizenz ohne Übertragung stornieren. Bei einer vorzeitigen Stornierung wird Paul auf seine Kreditkarte pro rata entschädigt.