Im Februar 2023 hat das Exchange Team ein neues “Cloud-based Message Recall” Feature für Outlook vorgestellt. Das neue Feature ersetzt das nicht so effektive Message Recall Feature von Outlook Classic.
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Cloud-based Message Recall
In der Ankündigung erwähnt das Exchange Team Vorteile des neuen Features:
- On average, it’s more than twice as effective at successfully recalling messages than the classic feature.
- Recipients no longer must have Outlook for Windows open for recalls taken from their mailboxes to be processed – the recall happens within the cloud mailbox, not on the client. This way recipients can use any email client that syncs with an Exchange Online mailbox, and the client doesn’t have to be open for the recall to process.
- It can now recall ‘read’ messages (tenant admins can disable this ability if they prefer).
- It can also recall messages from any folder or sub-folder within the mailbox and not just the Inbox.
- It offers a simple web-based status report, one per recalled message, to quickly see your overall recall results and determine the status for each recipient. No more multiple status notifications – just a single recall status email message that includes a single link to the recall status report.
Wie in der Ankündigung vermerkt wird der Prozess nicht mehr lokal am Client ausgeführt. Das System führt den Vorgang über die Cloud in der Mailbox des Empfängers durch. Folgende Zeichnung wurde dazu veröffentlicht.
Cloud-based Message Recall funktioniert nur für interne Empfänger mit einer Mailbox in Exchange Online. Aus einer Shared Mailbox versendete Nachrichten werden ebenfalls unterstützt. Der Recall Agent versucht über 24 Stunden die Nachricht zurückzurufen, danach ist der Rückruf fehlgeschlagen.
Ausgeschlossen sind Nachrichten an externe Organisationen, Anbieter von anderen E-Mailsystemen (ProtonMail, GMX, Yahoo, Hotmail,…) und Nachrichten zu Exchange On-prem Server.
Cloud-based Message Recall in Outlook im Web und neuen Outlook für Windows
Das Feature wird aktuell in Outlook im Web und im neuen Outlook für Windows aktiviert.
Bei einer gesendeten E-Mail zeigt es in der Ribbon Bar die neue Möglichkeit für “Nachricht zurückrufen”.
Outlook möchte eine Bestätigung, und wird danach eine Statusmail für einen Recall Report senden.
Der Recall Report inkludiert eine Auswertung über den Status von zurückgerufenen Nachrichten. Abgeschlossene, ausstehende und fehlerhaft zurückgerufene Nachrichten.
Cloud-based Message Recall deaktivieren
Im Unterschied zur alten Recall Möglichkeit kann Cloud-based Message Recall gelesene Nachrichten zurückrufen. Bei der alten Möglichkeit sendete Outlook einen Fehler zurück, wenn die Mail vom Empfänger bereits gelesen wurde.
Standardmässig sind zwei Konfigurationen für Cloud-based Message Recall im Tenant aktiviert.
- Globale Möglichkeit für Cloud-based Message Recall
- Gelesene Nachrichten zurückrufen
Beide Konfigurationen können Exchange Administratoren deaktivieren, entweder über das Exchange Online Admin Center oder Exchange PowerShell.
Über Exchange Admin Center
Öffne das Exchange Admin Center > Settings > Mail flow, am Ende findest du die zwei Optionen für die Konfiguration von Cloud-based Message Recall.
Über Exchange PowerShell
Mit Exchange PowerShell sind es die zwei Properties MessageRecallEnabled und RecallReadMessagesEnabled. Ein leerer Wert bedeutet das Feature ist aktiv. Wurde es einmal manuell angepasst sind die Werte entweder True oder False. In der Dokumentation sind die zwei Properties bisher nicht beschrieben.
Connect-ExchangeOnline
Get-OrganizationConfig | select MessageRecallEnabled,RecallReadMessagesEnabled | fl
Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled < $true | $false > -RecallReadMessagesEnabled < $true | $false >