Vergisst ein Billing Administrator Self-service Produkte zu deaktivieren, können Mitarbeitende auf eigene Kosten Lizenzen bestellen. Microsoft fügt regelmässig neue Produkte in den Self-service Katalog ein und aktiviert diese standardmässig.
Zuletzt wurde im November 2023 Clipchamp (Premium) als Produkt ergänzt.
Mitarbeitende können die Produkte teils für bis zu 60 Tage kostenlos ausprobieren, wenn das Produkt in Self-service purchase aktiv ist und Microsoft eine Testversion bereitstellt. Abhängig zum Produkt verlangt Microsoft die Angabe von Kreditkarteninformationen. Im Grossteil ist es der Fall.
- Bei Angabe einer Kreditkarte wird der Betrag automatisch abgebucht, sofern die automatische Verlängerung der Testversion nicht vor dem Ende deaktiviert wird. Käufer können die Testversion einmalig um 30 Tage verlängern.
- Ohne Angabe einer Kreditkarte läuft die Lizenz am Ende des Testzeitraums ab.
Die Möglichkeit für Testversion steht pro Konto nur einmal zur Verfügung. Die Möglichkeit für den erneuten Kauf bis es ein Administrator deaktiviert.
Ohne Testversion bucht Microsoft den Betrag sofort ab. Ein Käufer geht entweder eine Monats- oder Jahresbindung ein. Es ist bei der Bestellung ersichtlich.
Für Käufer sind zwei beachtenswerte Punkte erwähnenswert:
- Der Käufer persönlich bindet sich an die Laufzeit und ist bis zum Ende für die Zahlung verantwortlich, selbst wenn die Organisation die Lizenz vorzeitig übernimmt oder storniert. Ein Billing Admin kann eine Self-service Lizenz zu jedem Zeitpunkt stornieren.
- Verlässt ein Käufer die Organisation muss die Lizenz dennoch bis zum Ende der Laufzeit abbezahlt werden. Die Lizenz bleibt im Tenant der Organisation, unabhängig ob die Person noch Zugriff auf das Konto hat. Die Lizenz kann einem anderen Konto zugewiesen werden.
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Self-service Lizenzen bestellen
In einem meiner Tenants simulierte ich den Auftrag und bestellte mit einem Benutzer Visio Plan 1.
Es ist praktisch ganz einfach. Der Benutzer besucht die offizielle Seite des Produkts und kann bei Visio das Produkt kaufen oder eine Testversion starten.
Das System führt den Benutzer durch die Schritte für die Bestellung der Lizenz.
Ausgenommen davon sind Konten mit der Rolle Billing Admin oder Global Admin. Sie leitet das System für die Bestellung direkt ins M365 Admin Center. Sie bestellen die Lizenz immer im Namen der Organisation, nicht für sich selbst.
- Self-service purchase ist für Visio deaktiviert > das System informiert die Organisation lässt den selbstständigen Kauf nicht zu. Der Benutzer kann den Admins eine Nachricht senden, eine Art Lizenzanforderung.
- Self-service purchase ist für Visio aktiviert > es sind ein paar Schritte zur Bestellung der Testversion. Das System informiert über den Preis und die Laufzeit nach Ende der Testversion.
Nach Angabe der Kreditkarte kann die Bestellung abgeschlossen werden. Visio Plan 1 wird dem Konto sofort zugewiesen und ist nach ein paar Minuten einsatzbereit. Hat das Konto eine Mailbox informiert das System über die Bestellung und Schritte zur Verwaltung der Bestellung.
Laut letztem Update sollte ein Administrator im M365 Admin Center neuerdings eine Benachrichtigung über den Start einer Self-Service Testversion erhalten. In meinem Fall funktionierte es für Visio noch nicht.
Self-service Produkte führt das M365 Admin Center in den Lizenzen als eigenen Filter und Typ. Darüber ist erkennbar wer die Lizenz selbstständig gekauft hat bzw. welchen Konten die Lizenz zugewiesen ist.
Self-service Lizenzen durch Benutzer verwalten
Self-service Lizenzen können von einem Käufer selbstständig verwaltet werden, siehe Dokumentation. Hat das Konto eine Mailbox informiert das System über die Schritte zur Verwaltung der Bestellung. Ohne einer Mailbox fehlt der Person die Information und sie muss die Dokumentation beachten.
Ohne einer Admin-Rolle kann das Benutzerkonto auf die Lizenzübersicht im M365 Admin Center zugreifen und sieht nur von ihr bestellte Self-service Lizenzen. In der Lizenz ist es wie bei normal bestellten Lizenzen.
- Deaktivierung der automatischen Verlängerung
- Testzeitraum (einmalig) um 30 Tage verlängern
- Lizenzanzahl anpassen
- Eigene Lizenzen an Konten zuweisen (sofern es für andere Konten bestellt wurde)
- Lizenzen stornieren
- Rechnungen herunterladen
- Zahlungsinformationen aktualisieren
Self-service Lizenzen durch Organisation verwalten
Konten mit der Rolle Billing Admin oder Global Admin können Self-service Lizenzen stornieren oder übernehmen. Für die Übernahme benötigt die Organisation eine gleichwertige Anzahl an Lizenzen in ihren Produkten.
Praktisch führt das System bei einer Übernahme folgende zwei Schritte aus:
- Den aktuellen Benutzerkonten mit Self-Service Lizenz wird eine gleichwertige OrgLizenz zugewiesen.
- Die Self-service Lizenz wird storniert. Der Käufer muss die offene Laufzeit bis zum Ende abbezahlen.
In meinem Fall habe ich keinen Visio Plan und kann die Self-Service Lizenz nur stornieren. Zum aktuellen Zeitpunkt hat das System einen Fehler. Die Lizenz lässt sich nicht stornieren, aber die Verlängerung deaktivieren.
Der Käufer wird jeweils per Mail über Anpassungen an seiner Lizenz informiert.
Weitere Informationen zu Self-service purchase
In der Dokumentation fasst Microsoft Informationen für Benutzer und Administratoren zusammen.
