Informationen über Copilot Pages für Administratoren

Am 16. September hat Microsoft Copilot Pages vorgestellt und beschreibt die Pages wie folgt:

If you have a Microsoft 365 Copilot license, you and your team can work with Copilot directly on the page when you open it in full screen. In a multiplayer approach, prompt Copilot together as a team to improve and expand responses, learn from each other’s prompts, and organize complex information. With Copilot Pages, human to AI interactions come to life. We see collaborative prompting as the next great step forward in evolving Copilot from an individual, point-in-time exercise into a collaborative experience.

Copilot Pages sind mittlerweile für Konten mit Microsoft 365 Copilot Lizenz im Copilot Chat in Teams und im Web (Work) verfügbar. Zukünftig sollen Copilot Pages auch für Konten mit einer normalen Microsoft 365 Lizenz verfügbar sein.

Nach einem Chat zeigt Copilot einen neuen Button für “Edit in Pages”.

Aus betrieblicher Sicht interessierte mich wie Copilot die Page im Hintergrund behandelt. In Microsoft Ankündigungen wird darüber immer sehr wenig bis nichts gezeigt.

Folgende Fragen stellte ich mir:

1. Wo können Benutzer neue Copilot Pages erstellen?
2. Wo finden Benutzer ihre Copilot Pages?
3. Copilot Pages sind deaktiviert. Wie verhält sich Copilot Chat?
4. Wo speichert es Copilot Pages?
5. Loop Workspaces ist für ein Konto nicht aktiviert. Wie verhält sich die Page in Copilot Chat?
6. Loop Serviceplan ist in einer Lizenz inaktiv oder nicht verfügbar. Wie verhält sich die Page in Copilot Chat?
7. Copilot Pages werden nachträglich deaktiviert. Auswirkungen?
8. Wie erhalten Administratoren einen Überblick aller Personal Workspaces?
9. Copilot Pages und Löschen von einem Benutzerkonto (Austritt).

Mit verschiedenen Tests konnte ich alle Fragen beantworten.

1) Wo können Benutzer neue Copilot Pages erstellen?

• Während einem Chat (Work) in der Antwort von Copilot.
• Unabhängig zum Copilot Chat in Microsoft 365 Web unter m365.cloud.microsoft/pages. Es wurde ein neuer Abschnitt für Pages ergänzt. Wurden Copilot Pages durch eine Cloud Policy deaktiviert, ist dieser Abschnitt in Microsoft 365 Web nicht verfügbar.

Praktisch gesehen sind die Pages unabhängig zu Copilot Chat nutzbar. Sie benötigen heute trotzdem eine Microsoft 365 Copilot Lizenz. 💰

2) Wo finden Benutzer ihre Copilot Pages?

In Microsoft 365 Web unter m365.cloud.microsoft/pages und Loop im Web unter loop.cloud.microsoft. Die erste URL ist nicht verfügbar, wenn Copilot Pages durch eine Cloud Policy inaktiv sind.

3) Copilot Pages sind deaktiviert. Wie verhält sich Copilot Chat?

In einem Beitrag beschrieb ich wie Administratoren Copilot Pages mit einer Cloud Policy deaktivieren können.

Es ist heute die einzige Möglichkeit die Erstellung von neuen Copilot Pages für Konten mit Microsoft 365 Copilot Lizenz zu deaktivieren.
In einem Chat zeigt Copilot keinen Button für “Edit in Pages”. Es ist wie in der Vergangenheit als es Copilot Pages nicht gab, ähnlich wie es Konten ohne Microsoft 365 Copilot Lizenz sehen.

4) Wo speichert es Copilot Pages?

Bei Copilot Pages handelt es sich um Loop Pages.
Microsoft hat den Speicherort am 18. September beantwortet. In der SharePoint Root Site des Tenants als SharePoint Embedded Container im folgenden Format.

https://<Tenant>.sharepoint.com/contentstorage/<SharePointEmbeddedContainerID>/Dokumentbibliothek/Copilot/<CopilotPageName>.loop

SharePoint Administratoren können bisher nicht auf die URL / den Inhalt zugreifen. Im Q4/2024 soll es eine API geben.
Erstellt ein Konto das erste Mal eine Copilot Page wird durch Copilot ein Personal Workspace angelegt. Alle weiteren Copilot Pages des Kontos speichert Copilot in diesem Workspace. Es zählt wer die Page erstellt.

Es handelt sich um einen Personal Workspace. Der Workspace ist an das Konto gebunden. So hat es Microsoft am 16. September beschrieben.

Copilot Pages are stored in a new user-owned SharePoint Embedded container, one per user. All content that Loop stores in SharePoint Embedded containers count against the tenant’s SharePoint quota.

5) Loop Workspaces ist für ein Konto nicht aktiviert. Wie verhält sich die Page in Copilot Chat?

Es macht keinen Unterschied. Copilot Pages funktioniert unabhängig zur Aktivierung von Loop Workspaces.
Microsoft unterscheidet zwischen zwei Arten von Workspaces bzw. SharePoint Embedded Containers:

• Shared Workspace
  Zur Erstellung von einem neuen Shared Workspace muss ein Konto für Loop Workspaces aktiviert sein (über eine Cloud Policy). Standardmässig ist es aktiviert. Ohne Aktivierung kann ein Konto selbst keine Shared Workspaces erstellen. Die Person kann in anderen Workspaces mitarbeiten.
  
  
• Personal Workspace
  Copilot Pages erstellt für das Konto einen Personal Workspace. Aktiviert oder nicht aktiviert, es hindert Copilot nicht daran einen Personal Workspace für das Konto anzulegen.
  
  

6) Loop Serviceplan ist in einer Lizenz inaktiv oder nicht verfügbar. Wie verhält sich die Page in Copilot Chat?

Keine Auswirkung. Selbst ohne Loop Serviceplan kann das Konto eine Copilot Page erstellen. Ein Konto kann in Loop im Web keine Loop Komponenten erstellen, aber ungehindert neue Copilot Pages anlegen.

7) Copilot Pages werden nachträglich deaktiviert. Auswirkungen?

In einem Copilot Chat fehlt die Möglichkeit zur Erstellung neuer Copilot Pages. Bestehende Pages funktionieren weiterhin. In Microsoft 365 Web wird der Abschnitt Pages (m365.cloud.microsoft/pages) entfernt.

8) Wie erhalten Administratoren einen Überblick aller Personal Workspaces?

Vorab, aktuell können weder das SharePoint Admin Center noch PowerShell Besitzer von einem Personal Workspace korrekt darstellen. In beiden Fällen ist der Wert leer, obwohl ein Besitzer definiert ist. Das System hat einen Fehler in der Darstellung. Bei Shared Workspaces hat es den Fehler nicht.

• Im SharePoint Admin Center

Personal Workspaces erstellt Copilot zurzeit mit dem Titel “Pages”. Die Workspaces sind im SharePoint Admin Center > Containers > Active containers gelistet.

• Mit PowerShell

Mit SharePoint Online PowerShell ist die Abfrage aller Loop Workspace Container möglich. Im November 2023 hatte ich es beschrieben.

Das System erstellt Personal Workspaces mit dem Titel Pages. Die Filterung ist einfach.

# PowerShell 5 only

Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
Connect-SPOService -Url https://<Tenant>-admin.sharepoint.com -ModernAuth $true -AuthenticationUrl "https://login.microsoftonline.com/organizations" 
Get-SPOContainer -OwningApplicationID a187e399-0c36-4b98-8f04-1edc167a0996 | ?{$_.ContainerName -eq "Pages" }

Mit der ID des Containers zeigt es weitere Informationen. Aktuell inkludieren alle Personal Workspaces die Beschreibung “The user owned workspace for Copilot Scenarios”, sonst gibt es kein Property das einen Personal Workspace von einem Shared Workspace unterscheidet.

Get-SPOContainer -Identity "<ContainerID>"

9) Copilot Pages und Löschen von einem Benutzerkonto (Austritt)

Bei einem Austritt ist es bei Loop generell kompliziert, da Loop Komponenten oft im OneDrive des Kontos gespeichert sind.
Personal Workspaces machen hierbei noch keinen grossen Unterschied. Heute können SharePoint Administratoren den Besitzer für SharePoint Embedded Container nicht ändern. Das gilt auch für Personal Workspaces. In der Dokumentation schreibt Microsoft es soll zukünftig möglich sein einen neuen Besitzer zu vermerken.

Ein Personal Workspace ist an das Konto gebunden. Der Workspace und alle Inhalte (= Pages) werden gelöscht, wenn das Konto gelöscht wird.
Microsoft hat in den letzten zwei Wochen die Dokumentation für Loop Workspace Storage und Austritt mit mehreren Ergänzungen überarbeitet.

Copilot Pages

• Copilot Pages is a user-owned workspace, created only by Copilot, and is lifecycle managed with the user account.
• Copilot Pages is deleted when the user account is deleted from the organization.
• User-owned workspaces cannot be permanently reassigned to a new owner. These workspaces follow the same cleanup schedule as OneDrive: 30 days active, then soft deleted, and permanently purged 93 days after soft deletion.
• Admins can recover content during the soft delete period using the SharePoint Admin Center or PowerShell.

Note: A feature for IT admins to assign additional temporary custodians during the cleanup period of user-owned workspaces to make copies of content is not yet available.