Viva Learning war bisher in einer begrenzten Public Preview und wird im November für alle Tenants aktiviert. Ein passender Zeitpunkt um die Konfiguration, Lizenzierung und Anwendung von Viva Learning zusammenzufassen.
Viva Learning ist eines der 4 Module von Microsoft Viva und kann mit verschiedenen Learning Plattformen verbunden werden. Auf der Website von Viva Learning listet es mögliche Anbieter.
Viva Learning war bisher in einer begrenzten Public Preview. Anfang Oktober wurde informiert Viva Learning verlässt die Preview und soll im November für alle Tenants verfügbar sein. In meinem Tenant ist Viva Learning mittlerweile aktiv, ein passender Zeitpunkt es auszuprobieren.
Der Beitrag gliedert sich in die administrative Konfiguration, Lizenzierung und wie Mitarbeitende Viva Learning in Teams einsetzen können. Der Inhalt bezieht sich auf die Basislizenz.
Viva Learning ist eine App in Teams zu der jeweils noch ein Abo von unterstützen Trainingsanbietern erforderlich ist. Die App ersetzt kein Abo der Anbieter. Statt dem Öffnen der Webseite von div. Anbietern integriert die Viva Learning App Schulungsvideos aus unterschiedlichen Quellen in den Teams Apps, wie Desktop Client und Teams Mobile, und erweitert es je nach Lizenz mit zusätzlichen Funktionen.
Videos von LinkedIn Learning, Pluralsight & Co erfordern eine kostenpflichtige Subscription. Ausgenommen davon sind 125 ausgewählte Videos aus LinkedIn Learning. Inhalte aus Microsoft Learn und Microsoft 365 Training sind generell kostenlos. Mit Viva Learning (Premium) erweitert es den Funktionsumfang und ermöglicht Unternehmen selbst produzierte Videos bereitzustellen.
Konfiguration
In der Standardkonfiguration aktiviert Microsoft die Viva Learning Dienste und Konfigurationen für alle Benutzerkonten. Bevor jemand Viva Learning einsetzt die Informationen trotzdem zusammengefasst.
- Der Viva Learning Service ist im M365 Admin Center > Settings > Org Settings > Viva Learning konfiguriert. Ist der Rollout für Viva Learning in deinem Tenant noch nicht abgeschlossen fehlt der Service in der Liste.
Im Service selbst definierst du die Schulungsanbieter aus denen Mitarbeitende Trainings wählen können. LinkedIn Learning, Microsoft Learn und Microsoft 365 Training sind standardmässig aktiv. Inhalte der 3 Anbieter sind freie Angebote. Bei LinkedIn ist es begrenzt auf 125 ausgewählte Trainings. Für weitere Angebote wie Pluralsight benötigt es ein Abo des jeweiligen Anbieters.
- Die Viva Learning App ist für Teams aktiviert. Eventuell muss ein Administrator einmalig die App im Teams Admin Center bestätigen.
- Zusätzlich zu den Konfigurationen stehen optional zwei Admin Rollen für die Themen rund um Knowledge Management bereit:
Knowledge Administrators
Users in this role have full access to all knowledge, learning and intelligent features settings in the Microsoft 365 admin center. They have a general understanding of the suite of products, licensing details and has responsibility to control access. Knowledge Administrator can create and manage content, like topics, acronyms and learning resources. Additionally, these users can create content centers, monitor service health, and create service requests.
Knowledge Manager
Users in this role can create and manage content, like topics, acronyms and learning content. These users are primarily responsible for the quality and structure of knowledge. This user has full rights to topic management actions to confirm a topic, approve edits, or delete a topic. This role can also manage taxonomies as part of the term store management tool and create content centers.
Lizenzierung
Für Viva Learning gibt es 3 Lizenzarten.
Viva Learning (Seeded, integriert in Office 365)
Die Basisversion von Viva Learning ist in folgenden Lizenzen inkludiert und standardmässig aktiv.
- Microsoft 365 F1, F3, E3, A3, E5, A5
- Office 365 F3, E1, A1, E3, A3, E5, A5
- Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium
- SharePoint Online Plan K, Plan 1 und Plan 2
The basic Viva Learning experience will be available free of charge with your current Microsoft 365 license. This free version of Viva Learning includes access to the full content libraries of Microsoft Learn and Microsoft 365 Trainings, as well as a limited set (125 courses) of LinkedIn Learning content.
Viva Learning (Premium)
Die erweiterten Funktionen von Viva Learning beschreibt Microsoft auf der Produktseite. In mancher Hilfe wird das Add-on auch als Viva Learning Premium beschrieben. Voraussetzungen für das Add-on sind die Lizenzangaben aus der Basisversion.
Viva Learning Premium provides additional admin features and recommendation capabilities, as well as unlocking Learning Management System integration and third-party content integration. Accessing non-Microsoft Viva Learning Premium content may require a separate subscription with the third-party content provider.
Die zusätzlichen Funktionen von Viva Learning können als Add-on kostenpflichtig erworben werden.
Microsoft Viva Suite
An der Ignite hat Microsoft mit Viva Suite ein neues Lizenzpaket für alle kostenpflichtigen Viva Module vorgestellt und bündelt Viva Topics, Viva Learning und Viva Insights in einer Lizenz. Kostenpflichtig als Add-on, bis zum 1. September 2022 als Promo zum reduzierten Preis.
Viva Learning in Teams
In Teams wird nach der Konfiguration und mit der Lizenz eine neue App Viva Learning gelistet.
In der App ist es abhängig ob Microsoft Viva Learning für Endbenutzer bereits freigeschalten hat. Ist der Rollout noch nicht abgeschlossen wird die App anzeigen “Coming soon”. Bis Ende November sollte es soweit sein. Hat das Unternehmen Viva Learning deaktiviert wird die App ebenfalls nicht angezeigt.
Ist der Rollout abgeschlossen wird Viva Learning eine kurze Begrüssung zeigen und fragen welche Interessen jemand hat. Die Angaben sind optional und dienen dem System Vorschläge aus den verfügbaren Trainings anzuzeigen.
Weiter unten zeigt Viva Learning die in der Konfiguration ausgewählten Anbieter als Quellen. In meinem Beispiel übernahm ich die Standardkonfiguration aus dem Tenant. Es zeigt Trainings aus LinkedIn Learning, Microsoft Learn und Microsoft 365 Training.
Da es doch eine Menge an Trainings sind lässt es über eine Suche Begriffe eingrenzen. Ich suche nach Informationen über Microsoft Teams und erhalte eine Liste aus gefundenen Trainings, inkl. welche Quelle es ist, wie lange das Training dauert und teils von welcher Person es erstellt wurde. Jedes Training lässt sich als Lesezeichen speichern und wird im persönlichen Bereich der Viva Learning App abgelegt.
Ich öffne ein Training aus LinkedIn Learning. Es listet eine Beschreibung, wann es zuletzt aktualisiert wurde, erneut Optionen für Lesezeichen oder teilen, weiters verwandte Trainings.
Je nach Anbieter ist es bei den Trainings unterschiedlich.
- Die Trainings aus Microsoft Learn oder Microsoft 365 Training sind kostenlos, aber sehr oft Verlinkungen auf Artikel aus der Microsoft Hilfe mit einem Video.
- Wie oben in der Beschreibung erwähnt sollten 125 Trainings von LinkedIn Learning kostenlos verfügbar sein. Die zu finden ist eine Glückssache. Es listet rund 8700 Trainings aus LinkedIn Learning, aber einen Filter welche diese 125 kostenlosen Trainings sind gibt es im Moment nicht.
- Ein kostenpflichtiges LinkedIn Training setzt eine Anmeldung in LinkedIn und LinkedIn Learning Subscription voraus. Es kann eine persönliche Subscription sein oder eine die das Unternehmen für Mitarbeitende zur Verfügung stellt. Eine persönliche Subscription wird über das LinkedIn Konto zugeordnet. Eine Subscription vom Unternehmen entweder über die globale Einstellung in der Viva Learning App oder über eine Einladung des Unternehmens auf das persönliche LinkedIn Konto. Hat das Benutzerkonto und Unternehmen keine Subscription wird es beim Start des Videos einen Hinweis über das fehlende Abo einblenden.
- Ähnlich ist es mit weiteren Anbietern wie Pluralsight, Skillsoft und andere. Eine Viva Learning App ersetzt kein Abo des Anbieters.
Wird ein Video als Lesezeichen gespeichert, abgespielt oder beendet speichert es den Verlauf im persönlichen Bereich der Viva Learning App. Basierend auf den Interessen schlägt es weitere Trainings vor.
Hat jemand eine Lizenz für Viva Learning Premium zeigt es in jedem Training die Möglichkeit das Video anderen Personen vorzuschlagen. Ebenfalls kann in Chats die neue Option für Viva Learning auffallen.
Damit sucht es über den Chat ein Video aus den Anbietern und integriert es in den Chat. Im Moment klappt das nur teilweise. Laut den Lizenzangaben erwartet sich Microsoft für die Funktion leider eine Premium Lizenz. Eventuell liegt die oft fehlerhafte Suche an der fehlenden Lizenz.
