In einem Team gibt es heute 4 mögliche Orte an denen Dokumente gespeichert sein können. Neu fasst Microsoft in einer SharePoint Ansicht alle möglichen Orte zusammen und listet Kanäle/Dokumente je nach Mitgliedschaft und Berechtigung.
Ein Team ist immer mit einer SharePoint Site verknüpft. Jeder Standardkanal in einem Team erstellt in der Dokumentenablage der Site einen Ordner. In SharePoint können Besitzer manuell weitere Dokumentenablagen erstellen. Mittlerweile gibt es mit Private Channels und Shared Channels noch weitere Dokumentenablagen im Team. Dadurch können Dokumente aus einem Team heute an verschiedenen Orten abgelegt sein:
- In Standard Channels
- In Private Channels
- In Shared Channels
- In manuell angelegten SharePoint Dokumentenablagen
Bisher waren alle Ablagen voneinander getrennt. Es ist dadurch nicht immer einfach zu kennen welche Ablagen in einem Team vorhanden sind.
Microsoft möchte mit einer neuen Ansicht einen zentralen Startpunkt für Ablagen aus einem Team bereitstellen. Zur Einfachheit fasst Microsoft alle Ablagetypen in SharePoint über eine Ansicht zusammen, und aktiviert die Funktion seit einigen Wochen in allen Tenants.
Zu beachten ist, für Mitarbeitende ändert sich nichts an ihren möglichen Zugriffen. Die neue Ansicht listet Dokumente und Kanäle auf die eine Person zumindest lesend Zugriff hat, oder ein Mitglied ist. Ist Person A kein Mitglied von einem privaten Kanal wird ihr der Kanal in der neuen Ansicht auch nicht angezeigt. Dokumente aus einem Kanal zeigt es zum aktuellen Zeitpunkt nicht in der Ansicht.
Öffne eine Teams-connected SharePoint Site und wähle in der Seitennavigation den Navigationspunkt für Dokumente. Alternativ kannst du die Dokumentenablage auch in deinem OneDrive öffnen. SharePoint und OneDrive zeigen zwei neue Abschnitte (falls nicht ist es entweder keine Team-connected Site oder die Funktion in deinem Tenant noch nicht aktiv):
- In Channels
Inkludiert alle Kanäle aus dem Team, unabhängig ob es ein Standardkanal, private Channel oder Shared Channel ist. Private Channels und Shared Channels sind mit einem Symbol gekennzeichnet. Für eine Liste der gespeicherten Dokumente ist es eine Verlinkung auf den Speicherort. - In site library
Inkludiert alle Dokumente gespeichert in der Standardablage der SharePoint Site, aber keine Dokumente aus manuell angelegten Ablagen, und keine Duplikate.- Hat ein Besitzer 5 Ablagen manuell erstellt kann über den Switcher die Ablage gewechselt werden. Dort gespeicherte Dokumente sind jedoch nicht in der neuen Ansicht inkludiert.
- Ist ein Dokument doppelt gespeichert (dh in einem Teams Kanal und einem Unterordner der Standardablage) zeigt es das Dokument nur im Abschnitt “In Channels”.
