Microsoft hat SharePoint Premium mit Autofill Columns in SharePoint erweitert. Autofill Columns können eine nützliche Möglichkeit sein, um in Spalten einer SharePoint Dokumentenablage automatisiert Inhalte aus einem Dokument zu generieren.
In der Dokumentation fasst Microsoft zusammen für was Autofill Columns vorgesehen sind:
Autofill columns in Microsoft Syntex automatically extract, summarize, or generate content from files uploaded to a SharePoint document library. By using large language models (LLMs) through generative AI, autofill columns can save metadata automatically, streamlining the process of managing files and their associated information.
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Autofill columns provide metadata automation for users. A user can use it to classify, extract, summarize, or even analyze a file, and then save the response to the column where it can then be indexed and used for search or other downstream workflow processes. Autofill columns can also be a useful complement for other machine language models, where a users could supplement the extracted metadata from a configured model with a summary or other analysis response.
Für einen Test probierte ich Autofill Columns aus.
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Konfiguration von Autofill Columns in SharePoint
Die Erstkonfiguration für Autofill Columns ist schnell eingerichtet. Es benötigt die einmalige Konfiguration für Syntex pay-as-you-go. Wie bei allen SharePoint Premium Features rechnet Microsoft Autofill Columns über eine Azure Subscription ab.
Wurde Syntex pay-as-you-go in der Vergangenheit bereits für andere SharePoint Premium Features eingerichtet, hat Microsoft Autofill Columns standardmässig für alle SharePoint Site Collections aktiviert.
Im M365 Admin Center kann es ein Konto mit Global Admin oder SharePoint Admin Berechtigungen kontrollieren und anpassen.
Kosten von Autofill Columns in SharePoint
Für Autofill Columns notiert Microsoft in den Kosten.
$0.05/transaction
The number of pages processed. Each processed page counts as one transaction. Cost is the same for one or more prompts per page.
Bis Juni 2025 ermöglicht eine Promotion ausgewählte SharePoint Premium Features zu testen. Für Autofill Columns und Unstructured Document Processing sind in Summe die ersten 100 Seiten pro Monat inkludiert. Die SharePoint Premium Promotion wurde bereits mehrmals verlängert.
Hinweis zu Kosten
Der obligatorische Hinweis zu allen SharePoint Premium Features und Kosten.
Microsoft bietet nach wie vor keine Kostenkontrolle für SharePoint Premium Features. Einmal eingerichtet, nutzen alle SharePoint Premium Features eine gemeinsame Azure Subscription. Es ist nicht möglich, ein monatliches Kostenlimit festzulegen. In der Praxis ist SharePoint Premium ein finanzielles Fass ohne Boden. Microsoft weist in den Syntex Lizenzbedingungen darauf hin, dass Organisationen die Azure Subscription von Syntex trennen sollten, um die Kosten zu stoppen.
Nutzung von Autofill Columns in SharePoint
Besitzer einer SharePoint Seite erstellen in einer Dokumentenablage eine neue Spalte, aktivieren die Option für Autofill und geben über freie Worte ein was SharePoint im Dokument analysieren soll.
Die Option für Autofill ist verfügbar,…
- wenn das SharePoint Premium Feature für die Site Collection aktiv ist,
- wenn ein Spaltentyp Autofill unterstützt,
- wenn die Anzeigesprache in SharePoint Englisch ist. Autofill wird unterstützt, wenn die Standardsprache einer Site Collection Deutsch ist.
Text und Multiline Text inkludieren Vorschläge über Prompts und einen Abschnitt für Testresultat. Mit einem Testresultat wird vor der Aktivierung von Autofill mit dem jeweiligen Prompt ein Ergebnis ausgegeben.
Laut Dokumentation nutzt Autofill für die Analyse GPT-4 Turbo. Ähnlich zu Copilot Prompts ist es bei Autofill wichtig einen guten Prompt zu nutzen. Microsoft fasst hier einige Beispiele zusammen.
Für meinen Test erstellte ich vorab Testdokumente.
- Nach der Konfiguration von Autofill werden neu hochgeladene Dokumente automatisch analysiert. Es kann zwischen einigen Minuten bis mehrere Stunden dauern.
- Für bestehende Dokumente muss die Analyse für Autofill manuell angestossen werden. Im Menü einer Datei wurde die Option Autofill ergänzt. Die Analyse kann zwischen einigen Minuten bis mehrere Stunden dauern.
- Mit der Option Autofill kann ein bestehendes Dokument später erneut analysiert werden, Beispiel nach einer Anpassung des Prompts oder neuen Autofill Spalten. SharePoint führt nachträglich keine weitere, automatische Analyse durch.
Nach der Analyse sollten die Autofill Spalten befüllt sein.
Abrechnung von Autofill Columns über Syntex
In der Azure Subscription wird Autofill Columns als “Syntex Unstructured Document Processing Transaction” erfasst. Wie üblich erfasst Microsoft nur die Summe, keine Angabe über gezählte Seiten.
Fazit über Autofill Columns
In meiner kurzen Konfiguration konnte ich mit den Beispielen von Microsoft interessante Ergebnisse erstellen. Mit ein wenig Prompt Optimierung sind bestimmt noch bessere Ergebnisse möglich. Allgemein war das System immer schnell mit der Analyse, es hat max. 60 Minuten gedauert. Wie bei SharePoint Premium üblich, funktioniert es nicht, ist es für den Betrieb unbekannt warum die Analyse nicht funktioniert.
Leider ist das fehlende Kostenlimit weiterhin ein Hindernis SharePoint Premium Features zu nutzen. Ausserdem war bei Autofill Columns erkennbar, Microsoft hat das neue SharePoint Feature in Syntex standardmässig für alle Site Collections aktiviert. Organisationen haben in dieser Situation keinerlei Kontrolle über die monatlichen Kosten oder wie viele Daten genutzt werden.
