Die Verwaltung von Whiteboards ist bisher für Administratoren nicht wirklich befriedigend. Ausserdem ist die Datenhaltung von Whiteboard teils unterschiedlich, je nachdem wann jemand begonnen hat Whiteboards einzusetzen, in welcher Region der Tenant ist oder ob es eine Migration des Tenants gab. Ab Oktober werden neue Whiteboards im OneDrive gespeichert.
Der Speicherort für Whiteboards ist bisher von anderen Microsoft 365 Diensten getrennt. Bei Whiteboards ist die administrative Verwaltung von Inhalten darum oftmals kompliziert, beispielsweise bei Austritten, fehlenden Zugriffen oder für Compliance und Governance Richtlinien. Zumindest ist ein PowerShell Modul für Whiteboard verfügbar.
Wie Microsoft informiert wird sich das im Oktober 2021 generell ändern. Whiteboard ändert seinen Speicherort auf OneDrive for Business. Da die Whiteboards dann im OneDrive liegen können diese über all die gewohnten Mittel über das OneDrive verwaltet werden. Es betrifft alle neuen Whiteboards die ab einem Zeitpunkt im Oktober erstellt werden. Der Zeitpunkt ist noch unbekannt.
Administratoren sollten für die bevorstehende Umstellung folgende Punkte beachten:
- Whiteboard setzt ab Oktober ein OneDrive voraus. Hat ein Anwender kein OneDrive wird er/sie ab Oktober keine neuen Whiteboards erstellen können. Bis dahin erstellte Whiteboards sind weiterhin verfügbar.
- Wird jemand zu einem Whiteboard eingeladen kann die Person (ohne OneDrive) mitarbeiten.
- Für bestehende Whiteboards soll es eine Migrationsmöglichkeit von altem Speicherort zu OneDrive geben.
- Es wird eine Opt-in Möglichkeit geben um den Zeitpunkt der Umstellung vorzuziehen.
