Über Sensitivity Labels können Office Dateien verschlüsselt werden. Damit ist die Datei einem definierten Personenkreis zugänglich. In meinem Tenant erstellte ich Labels mit Verschlüsselung.
Wird eine Office Datei mit einem verschlüsselten Label versehen und die Datei später als PDF abgespeichert oder exportiert, gab es in der Vergangenheit von den Office Apps eine Information das Label und der Schutz der Datei gehen verloren.
Mit einem der letzten Updates wurde es angepasst. Ein PDF-Dokument übernimmt neu das Label + die Verschlüsselung von Dateien aus Word, Excel und PowerPoint.
Seit Juni 2022 inkludiert der Adobe Reader (ab Version 22.001.20142) ausserdem standardmässig das Microsoft Information Protection Plugin. Das Plugin ist für das Öffnen von geschützten Office Dateien erforderlich. In der Vergangenheit war eine manuelle Installation notwendig.
In den Properties des PDF-Dokuments zeigt es den Schutz. Eventuell ist eine erstmalige Anmeldung mit dem Microsoft Geschäftskonto erforderlich.
Als Tipp, teils friert Adobe Reader beim Öffnen von verschlüsselten Office Dateien ein. Es hilft in den Einstellungen von Adobe Reader unter Security (Enhanced) den Protected Mode zu deaktivieren.
