Für Besprechungen in Teams werden bis im August neue Notizen aktiviert. Statt der bisherigen (klassischen) Notizen sind die neuen Collaborative Meeting Notes Loop Komponenten. Loop Komponenten können in Echtzeit von mehreren Personen bearbeitet werden. Damit sollte die Erfassung für alle teilnehmenden Personen einfacher sein.
Allgemein gliedern sich Collaborative Meeting Notes jeweils in drei vordefinierte Abschnitte. Du kannst die Abschnitte frei bearbeiten und selbst weitere hinzufügen. Handelt es sich um einen Serientermin wird jeder Termin von Teams als neuer Abschnitt erfasst.
- Agenda
- Meeting Notes
- Follow-up tasks > Es ist eine Loop Task Liste. Hier erfasste Aufgaben synchronisiert Loop mit Microsoft To Do und Planner.
Wie von Loop Komponenten bekannt ist @mention unterstützt. Die erwähnte Person wird über verschiedene Methoden informiert.
Bereits bei der Planung einer neuen Besprechung sind die neuen Notizen verfügbar (nur bei Besprechungen zwischen Personen, keine in einem Teams Kanal geplante Besprechung). Achte in deiner Planung auf einen neuen Absatz am Ende der Besprechung.
Allgemein beschreibt Microsoft die Collaborative Meeting Notes in guter Form in ihrer Hilfe für Endbenutzer. Wissenswerte Punkte zusammengefasst:
- Speicherort
Teams speichert die Loop Komponente im OneDrive der Person, die eine Notiz zuerst erstellt. Fügst du eine Agenda bereits bei der Planung ein speichert es die Loop Komponente in deinem OneDrive. Erstellt eine der teilnehmenden Personen die erste Notiz, speichert es die Loop Komponente im OneDrive der anderen Person. Beachte diese Fälle in deinem Austrittsprozess. - Berechtigungen
Teams berechtigt bei der erstmaligen Erstellung der Loop Komponente alle zum aktuellen Zeitpunkt eingeladenen Teilnehmer. Später hinzugefügten Teilnehmern fehlt die Berechtigung. Du kannst die Loop Komponente über den Speicherort im OneDrive freigeben, oder neue Teilnehmer können Zugriff beantragen. - Gäste
Microsoft Loop unterstützt weiterhin keine externen Konten. Collaborative Meeting Notes sind davon ebenfalls betroffen. Gäste können nicht auf die Notizen zugreifen. - Teilnehmerlimit
Collaborative Meeting Notes unterstützen Besprechungen mit maximal 100 Teilnehmer. - Bearbeitung
Collaborative Meeting Notes öffnen sich in der Besprechung am rechten Rand. Über das Menü kannst du die Notiz in Loop im Web öffnen.
- Notizen als Zusammenfassung
Am Ende der Besprechung fügt Teams die Notizen als Zusammenfassung in die Besprechung ein. - Teams Premium
Teams Premium kann Collaborative Meeting Notes mit zusätzlichen AI-Funktionen erweitern, zb in Notizen selbstständig Aufgaben erkennen und erstellen.
Update vom 18. Juli 2023:
Der Rollout sollte im August abgeschlossen sein.
