An der Ignite im November 2023 vorgestellt bündelt Microsoft immer mehr Zusatzleistungen aus SharePoint in SharePoint Premium.
Nach einer Zeit von kostenpflichtigen Add-on Lizenzen ist SharePoint Premium jetzt ein Produkt aus verschiedenen, mengenbasierten Zusatzdiensten (vormals geführt unter Microsoft Syntex). Die Dienste werden jeweils über Syntex Pay-as-you-go abgerechnet. Organisationen zahlen was Mitarbeitende monatlich verbrauchen. Dadurch wird es für Organisationen noch schwieriger einzuschätzen welche monatlichen Kosten anfallen.
Mitte Februar informierte Microsoft über die globale Verfügbarkeit von SharePoint Premium Translation.
SharePoint Premium Translation kann ausgewählte Dateiformate in SharePoint automatisch in verschiedene Sprachen übersetzen.
- Unterstützte Dateiformate sind textbasierte Dateien wie .csv, .docx, .htm, .html, .markdown, .md, .msg, .pdf, .pptx, .txt und .xlsx.
- Mit einer Zusatzkonfiguration für Videos werden Videoformate unterstützt. Bei Videos wird der aufgezeichnete Text (Transcription) übersetzt.
- Für die Übersetzung nutzt SharePoint Azure AI Translator. Unterstützt sind alle von Azure AI Translator unterstützen Sprachen.
- Die automatische Übersetzung von SharePoint Seiten und News ist noch nicht unterstützt.
- OneDrive for Business unterstützt SharePoint Premium Translation noch nicht.
- Weitere Einschränkungen in der Dokumentation und Informationen in FAQs beachten.
Bei SharePoint Premium Translation rechnet Microsoft in Millionen Zeichen ab. Eine Million Zeichen kosten pro Monat je 15.00 USD (“roughly 500-750 pages depending on the density of the tex”), siehe Preistabelle. Es wird monatlich nach tatsächlich verbrauchten Zeichen abgerechnet, siehe Punkt 4.
For document translation, the number of characters processed. Character count includes letters, Unicode code points, punctuation, and white spaces. For video transcript translation, the number of characters from the source transcript.
Bis 30. Juni 2024 werden verschiedene Aktionen für SharePoint Premium angeboten. Für SharePoint Premium Translation sind während der Aktion eine Million Zeichen pro Monat inkludiert.
Für einen Test konfigurierte ich in meinem Tenant SharePoint Premium Translation.
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1) Syntex Pay-as-you-go einrichten
Wie bei jedem Dienst aus SharePoint Premium muss zuerst Syntex Pay-as-you-go eingerichtet werden. Wurde es bereits für einen anderen Dienst (beispielsweise Microsoft 365 Backup) eingerichtet, kannst du den Schritt überspringen. Microsoft beschreibt die Erstkonfiguration von Syntex Pay-as-you-go. Syntex Pay-as-you-go wird mit einer Azure Subscription verknüpft und darüber abgerechnet.
2) SharePoint Premium Translation konfigurieren
Im Vergleich zu Microsoft 365 Backup ist SharePoint Premium Translation standardmässig für alle Site Collections aktiv sobald Syntex Pay-as-you-go eingerichtet ist. Ein Konto mit der Rolle Global Administrator kann die globale Konfiguration anpassen.
- Öffne das Microsoft 365 Admin Center > Setup > Use content AI with Microsoft Syntex > Manage Microsoft Syntex > Document translation.
- Drei mögliche Konfigurationen stellt Microsoft zum aktuellen Zeitpunkt bereit:
- Aktiv für alle SharePoint Site Collections (Standardkonfiguration). Site Collections von OneDrive for Business sind nicht inkludiert.
- Aktiv für bis zu 100 definierte SharePoint Site Collections.
- Aktiv für keine SharePoint Site Collection = SharePoint Premium Translation ist inaktiv.
Mehr Konfigurationen sind für SharePoint Premium Translation nicht erforderlich.
3) Dokument mit SharePoint Premium Translation übersetzen
Wurde für eine Site Collection SharePoint Premium Translation freigegeben inkludieren unterstützte Dateiformate im Menü eine Option für Übersetzen. In meinem Beispiel nutze ich ein englisches Word Dokument und möchte es in Deutsch übersetzen.
SharePoint Premium Translation schlägt mir oft genutzte Sprachen vor und informiert mich die AI könnte Übersetzungsfehler inkludieren. Pro Auftrag kann es jeweils nur eine Sprache übersetzen.
Ich sende den Auftrag für die deutsche Übersetzung ab und warte. Das System informiert nur kurz der Antrag wurde angenommen. Aktuell zeigt SharePoint keinen Status welche Dokumente in Übersetzung sind oder wie der Status pro Dokument ist.
Nach ein paar Minuten hat SharePoint die deutsche Übersetzung als neues Dokument erfasst. SharePoint Premium Translation übersetzt ein Dokument und speichert es jeweils im selben Format mit der Sprachendung als Zusatz.
Während der Übersetzung übernimmt der Prozess alle Formatierung und vorhandene Kommentare. Der Prozess übersetzt auch die Kommentare.
Übersetzung Word Dokument
Eine Gegenüberstellung zwischen meinem englischen Text und der automatischen deutschen Übersetzung.
Übersetzung Excel Tabelle
In einer Excel Tabelle übersetzt es die englischen Wörter.
Übersetzung PDF Dokument
Ähnlich zum Word Dokument übernimmt es die Formatierungen und konvertiert das Dokument wieder in ein PDF.
4) Auswertung von Kosten
Wie oben erwähnt rechnet Microsoft bei SharePoint Premium Translation in Millionen Zeichen ab. Eine Million Zeichen kosten pro Monat je 15.00 USD (“roughly 500-750 pages depending on the density of the tex”). Es wird monatlich nach tatsächlich verbrauchten Zeichen abgerechnet.
Für die Organisation führt Microsoft keine sichtbare Statistik wie viele Zeichen in der aktuellen Abrechnungsperiode bereits genutzt wurden. In der Dokumentation erwähnt Microsoft man solle die Kostenanalyse der Azure Subscription beachten.
Für meine Tests über die letzten Tage verursachte SharePoint Premium Translation Kosten von CHF 0.13. Mehr Statistiken liefert mir Syntex nicht. Ich kann Syntex auch kein Limit vorgeben.
5) Fazit zu SharePoint Premium Translation
Allgemein finde ich die Funktion von SharePoint Premium Translation praktisch und es hat in meinen Tests ohne Verzögerung funktioniert. Die Übersetzungen von Englisch nach Deutsch waren durchwegs sehr gut. Praktisch finde ich der Prozess übersetzt alle Inhalte mit Text. Kommentare und Notizen sind inkludiert, Bilder nicht. Es fehlt leider die Möglichkeit SharePoint Seiten automatisch zu übersetzen. Es wird mit grosser Wahrscheinlichkeit in naher Zukunft nachgereicht und hoffentlich in die bestehende Funktion integriert.
Administratoren und Endanwender sollten jedoch kennen, ähnlich zu Microsoft 365 Backup ist SharePoint Premium Translation eine Blackbox. Es funktioniert, oder es funktioniert nicht. Logs und andere operative Informationen sind zum aktuellen Zeitpunkt nicht verfügbar.
- Es gibt keinen Überblick welche Dokumente in Übersetzung sind.
- Es gibt keinen Überblick wie viele Dokumente oder Zeichen im Monat bereits übersetzt wurden.
- Es gibt keinen Überblick wie viele Aufträge erfolgreich oder fehlerhaft sind, oder was die Ursache für eine fehlende Übersetzung ist.
Wenn es nicht funktioniert, viel Erfolg bei der Fehleranalyse. Ohne Microsoft Support Case wird es nicht handelbar sein. Ich bezweifle der Support kann bei einer Analyse in einem akzeptablen Zeitraum mit einer produktiven Lösung helfen.
Mir ist beispielsweise aufgefallen die Entwickler haben vergessen bei einem Übersetzungsantrag ein “Force” einzufügen. Wurde ein Dokument bereits übersetzt und der Dateiname ist belegt, funktioniert eine weitere Übersetzung für das Dokument nicht. Ich gehe davon aus SharePoint Premium Translation kann das übersetzte Dokument durch einen Konflikt nicht speichern. Einsicht in solche Probleme hat ein Administrator oder Endanwender keine.
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Ergänzung vom 5. März 2024:
Scheinbar führt SharePoint Premium Translation im Hintergrund einen Translation Cache von übersetzten Dokumenten.
Wird ein Dokument mit Text erweitert und erneut übersetzt passt es den neuen Text nicht an. Die neuen Textabschnitte bleiben in der Originalsprache. Es sieht so aus als ob der Prozess erkennt das Dokument wurde bereits übersetzt. Der Prozess nutzt den Translation Cache um die Auslieferung zu beschleunigen. Wie lange der Translation Cache gültig ist beschreibt Microsoft nicht.
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Für mich immer ist es immer wieder aufs Neue erstaunlich warum ein Produktteam von Microsoft davon ausgeht Administratoren und Endanwender möchten keine Informationen oder Statistiken bei solchen Premium Diensten. Bei Microsoft 365 Backup war es ähnlich. Nach dem Motto, du sollst den Premium Dienst monatlich bezahlen aber keine Zusatzinformationen erwarten.
Die grösste Kritik an Syntex Diensten sehe ich bei Intransparenz an verbrauchter Leistung / Kosten und fehlenden operativen Informationen. Generell fehlen bei allen Syntex Diensten Statistiken und Logs für die operative Analyse. Auf eine Anfrage zur Verbesserung der Situation hat Microsoft bisher nicht reagiert.
